Tahapan Pengembangan Sistem Informasi SDM.

Workgroup Information Systems ialah suatu bentuk sistem yang dalam menjalankan fungsinya terdiri dari beberapa orang yaitu berupa sekelompok tim kecil yang saling berkolaborasi dalam proyek atau aplikasi yang sama, memiliki aturan yang mengatur fungsi grup dan anggotanya serta standarisasi peran untuk setiap anggota dalam organisasi tersebut, Workgroup Information Systems dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari sebuah kelompok kerja. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas dari suatu kelompok kerja. Dalam divisi sumber daya manusia, terdapat beberapa workgroup yang bertugas untuk meningkatkan kemampuan dan produktivitas personalia guna menunjang kelancaran suatu produk. Workgroup tersebut akan mengatur dan mengembangkan kemampuan sikap mental SDM yang memiliki potensi serta motivasi yang kuat untuk berprestasi dalam bidangnya di suatu usaha produk.
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS). Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan .

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).

Fungsi Sistem informasi sumber daya manusia yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Riset Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
Secara umum riset dijalankan dengan tujuan menghasilkan informasi. Secara khusus pengertian/definisi riset SDM belum banyak di jadikan buku teks. Hal ini sangat berbeda dengan riset pemasaran yang banyak ditulis para akademisi. Sebenarnya ensesi proses riset SDM tidak jauh berbeda dari riset pemasaran. Riset SDM dapat didefinisikan sebagai semua kegiatan yang melibatkan proses perencangan, pengumpulan, penganalisisan dan pelaporan informasi, dengan tujuan memperbaiki pembuatan keputusan yang berkaitan dengan pengidentifikasikan, pemecaahan masalah dan penentuan peluang dalam SDM
Beberapa poin utuama yang termuat dalam pengertian riset SDM dapat disebutkan dibawah ini :
v Terdiri atas beberapa tahap-merupakan suatu proses
v Hasil akhir berupa informasi, dan
v Ditujukan untuk membantu pengambilan keputusan manajemen SDM
Riset SDM diharapkan memberikan informasi berkualitas sebagai “kompas (alat bantu) pengambilan keputusan. Informasi dikatakan berkualitas jika memenuhi criteria releven, akurat, reliable, valid dan actual, yang berguna bagi menajemen. Releven berarti informasi yang disediakan berhubungan dengan masalah riset SDM. Akurat menunjukan tingkat atau derajat ketepatan informasi yang diberikan. Reliable berartiinformasi tersebut dapat diandalkan/dipercaya kebenarannya. Valid artinya informasi tersebut memiliki kekonsistenan. Actual artinya informasi masih baru atau tidak ketinggalan zaman, sehingga masih sesuai dengan konteks waktu saat keputusan akan dibuat.

3. Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.

Output Sistem implementasi informasi sumber daya manusi terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1. Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2. Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi–informasi ini berhubungan dengankeluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

Analisis Perusahaan
Perusahan PO Bintang adalah Perusahan tersebut bergerak dalam bidang jasa angkutan umum.

Sistem informasi SDM yang terdapat didalam perusahaan tersebut sudah cukup baik, hal tersebut dilihat dari Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring) tenaga kerja untuk bekerja diperusahaan tersebut., yaitu menggunakan tahapan-tahapan didalam penerimaan tenaga kerja. Po Bintang dalam perekrutan karyawan melakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan jumlah lowongan pekerjaan yang dibutuhkan dan struktur pekerjaan yang akan ditempati oleh para pelamar pekerja.

Dalam memenuhi kebutuhan sumberdaya (tenaga kerja) karyawan akan perusahaannya. Po. Bintangi menggambarkan kebutuhan karyawan yang diperlukan dalam perusahaannya yang disertai dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh para calon karyawan. Po Bintang mengunakan tahapan dalam penerimaan tenaga kerjanya yaitu :
Seleksi administrasi.
1) General Aptitude test (GAT).
2) Tes Psikologi dan Diskusi Kelompok.
3) Wawancara.
4) Tes kesehatan.

Po Bintang mengadakan pelatihan bagi para calon tenaga kerja yang telah diterima dalam perusahaanya.

Kesimpulan:
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan.
Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.